Le passage à un tout nouveau système ERP des gestions des écoles peut couter cher à votre organisation. Pourtant, plusieurs écoles et collèges n’abordent pas ces logiciels comme ils le feraient pour d’autres activités éducatives de base comme la sélection des manuels scolaires par exemple.

D’après notre expérience, la mise en œuvre d’un ERP scolaire comme MAPO n’échoue pas à cause du logiciel. L’échec est dû dans la plus part des cas à certains facteurs qui auraient dû être pris en compte au préalable.

Voici quelques facteurs qui conduisent généralement à l’échec de la mise en œuvre de l’ERP dans les écoles.

Manque de ressources adéquates

La plupart des organisations minimisent les ressources nécessaires à la mise en œuvre et à la gestion de l’ERP scolaire. Il est essentiel que les organisations aient une bonne compréhension des ressources internes et externes nécessaires au projet.

En ce qui concerne les ressources internes, l’organisation doit disposer d’un calendrier solide sur l’engagement nécessaire des membres importants du personnel. Postes de direction, parfois ceux des services des finances, de la comptabilité ou des ressources humaines, tous doivent être bien pris en compte. Souvent, des ressources temporaires peuvent être placées de manière à maintenir les processus en mouvement pendant que les utilisateurs du nouveau système bénéficient d’un accompagnement.

En ce qui concerne les ressources externes, l’organisation devrait s’informer auprès des consultants et des contractants de la durée, des compétences et des ressources nécessaires à la mise en œuvre productive du système.

Des consultants inexpérimentés

L’expérience fait une grande différence lors de la mise en œuvre d’un ERP scolaire. En général, une organisation peut utiliser un système de gestion scolaire pendant plus de cinq ans. Par conséquent, la plupart des membres du personnel de ces organisations feront l’expérience d’une ou deux mises en œuvre de l’ERP de l’école au cours de leur carrière.

Étant donné l’utilisation prévue à long terme du système, il est essentiel de trouver des responsables expérimentés pour votre projet. Chaque consultant interne et externe doit avoir une expérience dans la mise en œuvre d’un autre logiciel de gestion de l’école similaire à l’ERP de l’école que vous déployez. Les consultants externes doivent avoir déjà mis en œuvre avec succès le même ERP dans d’autres organisations de taille similaire.

Personnalisation non justifiable

La conversion des données, les interfaces et la personnalisation sont les trois principaux domaines de risque technique dans la mise en œuvre de l’ERP. La personnalisation augmente généralement le temps de déploiement et les coûts de la mise en œuvre du logiciel pour l’école.

Si les risques de la personnalisation sont évidents, certaines organisations trouvent les plus petites raisons de mettre en œuvre de petits changements. Les petites  personnalisations se transforment parfois en problèmes techniques qui peuvent faire dérailler la mise en œuvre du système.

Bien que les ERP ne soient pas nécessairement mis en œuvre comme une solution prête à l’emploi, les personnalisations doivent être gérées de manière rigoureuse. Toute personnalisation doit être justifiable et conduire aux avantages que l’organisation souhaite tirer de son futur outil.

Une mauvaise gestion du déploiement

Le succès de la mise en œuvre de l’outil dépendra du gestionnaire de projet responsable. L’étendue et la taille de la mise en œuvre de l’ERP de l’école nécessitent un gestionnaire professionnel, dévoué et expérimenté pour administrer les différentes activités.

La gestion de projet est une discipline, pas un art. Le gestionnaire de projet doit avoir la flexibilité nécessaire pour entrer dans les moindres détails de la mise en œuvre tout en gardant une perspective plus large des objectifs globaux de l’entreprise. La plupart des mises en œuvre d’ERP scolaires productifs sont dirigées par des chefs de projet qui participent activement à chaque choix.

Lorsque vous choisissez un chef de projet pour votre transition, choisissez un qui peut se mettre à la place des différents utilisateurs. Le chef de projet doit avoir le plus à gagner ou à perdre avec la réussite ou l’échec du deploiement.

Une faible stratégie globale

La mise en œuvre doit être effectuée de manière systématique pour obtenir un succès. La stratégie de mise en œuvre doit être conforme aux principaux objectifs de l’organisation. Souvent, l’absence d’une stratégie claire sur les problèmes que le logiciel est censé résoudre et le résultat souhaité se traduit par des difficultés. Il est très important que vous ayez une idée claire des délais dans lesquels vous souhaitez voir vos objectifs atteints.

Une bonne stratégie doit tenir compte des processus opérationnels importants, des avantages financiers, des délais précis et veiller à ce que tout soit correctement pris en compte. Sans une définition optimale des objectifs finaux, la stratégie de déploiement s’embrouille facilement.

Le manque de données

Lorsque vous essayez de mettre en œuvre un logiciel ERP scolaire comme MAPO dans l’établissement, il est très important que l’école dispose de données appropriées pour le soutenir.

Si le nouveau système qui est mis en œuvre n’est pas alimenté par des données de qualité et de quantité suffisantes, il ne sera jamais vraiment une solution suffisamment crédible pour les utilisateurs finaux du système. Cela entraînera un manque d’adoption de la part du personnel et des autres utilisateurs.

Formation et orientation insuffisantes

Pour que la mise en œuvre de l’ERP de l’école soit un succès, le responsable ou le chef de projet doit former suffisamment les personnes qui vont manipuler tous les logiciels. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’école ou le collège dispose d’un personnel qui n’a pas utilisé beaucoup de technologies dans sa vie.

Normalement, cela se produit lorsque l’ERP est mis en œuvre dans un court laps de temps et que des lacunes dans la formation sont créées. Quel que soit le système utilisé, il va toujours automatiser la plupart, sinon la totalité du travail que le personnel avait l’habitude de faire. Cela aura un effet important sur tous les services également.

La formation pour l’utilisateur final doit être adaptée en fonction du département qui reçoit la formation. Le temps consacré à chaque département doit également être adéquat et si possible, inclure toutes les personnes de l’école. Si les utilisateurs finaux ne savent pas comment utiliser le système, celui-ci ne sera jamais mis en œuvre de manière optimale.

Conclusion

Grâce à une mise en œuvre réussie d’un ERP comme MAPO, votre organisation peut accroître son avantage concurrentiel, optimiser sa productivité, améliorer les résultats de l’éducation, augmenter le niveau de service à la clientèle et réduire les plaintes.

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